ניהול פרוייקטים- למה צריך את זה בכלל?

אז קודם כל אני אתן תשובה לא פופולרית- לא תמיד צריך את זה. ניהול פרוייקטים דורש תקורות ניהוליות של ניהול לוח זמנים, סיכונים, תקשורת, תקציב, רכש וכו'

אם זה לא משנה מתי יסתיים הפרוייקט, אם עכשיו או עוד חודשיים, שנה, שנתיים. אז אין סיבה לנהל לוח זמנים. אם אין לכם מושג מה התקציב והמשאבים הם פנימיים בבלבד וללא הגבלה, כי אף אחד לא סופר שעות השקעה של העובדים- אז אין סיבה לנהל תקציב.

ובמאמר מוסגר- יש הרבה שמקבלים לידיהם "פרוייקטים" שאין להם תקציב, תכולה מוגדרת או תאריך סיום, אלא הם עבודה שוטפת שאינה קשורה לתפקיד שלהם. זה לא פרויקט- זה נקרא "נוסף על תפקיד" אין בזה שום רע, אבל שנדע על מה אנחנו מדברים פה.

media_httpwwwdilbertc_ajnel-scaled1000

אם אתם צריכים לתאם את המשימות בין הגופים השונים, להבין ולתקשר לאנשים המתאימים איך איחור של יום משפיע על התוצאה הסופית, לבנות תכניות מגירה ולהפעיל לחצים בשביל כל איחור, כדאי מאוד שתדעו לנהל לוח זמנים ותקשורת בפרוייקט.

 

אם התקציב בסיכון ובפרויקט מעורבים ספקים ורכש, או אם אבני הדרך של הפרויקט משפיעות בצורה ניכרת על הדוחות החשבוניים של החברה, כדאי מאוד שתדעו לנהל תקציב וסיכונים.

 

אם יש הרבה גורמים שמוסיפים ומשנים דרישות, והפרויקט נגרר בשל כך מיום ליום והופך יקר ומסוכן, כדאי שתדעו לנהל שינויים.

 

ומה לגבי כל מי שבאמצע- לא פרויקט הרה גורל, אבל גם לא חסר משמעות לחלוטין? כמו כל דבר בעולם העסקים- הפעילו שיקול דעת של עלות תועלת. אם עלות התקורה בניהול הפרוייקט עולה על התועלת, אפשר לוותר על חלק ממנה. גם שעות העבודה של מנהל הפרויקט הן תקורה- אם אתם עסוקים בהכנת מצגות סטטוס כל היום, ומפסידים פידבק על סיכונים אפשריים או התפתחויות, יתכן שהעלות גבוהה מדי.

 

בשלב זה אני מבקשת גם שתהיה לכם קצת ראיה מערכתית ותסתכלו גם על העלויות הנסתרות. ישיבות סטטוס מרובות משתתפים, אימיילים ארוכים ולא ענייניים, מעידים על כך שאתם מזלזלים בזמן של המשתתפים בפרויקט. תחשבו כמה זמן נשאר לאנשים לעבוד אם בכל פרויקט שהם מעורבים בו יש ישיבת סטטוס שבועית.  אימייל סטטוס מסכם (רצוי בפורמט קבוע כדי שיהיה קל לרפרף עליו) יהיה מכבד יותר אם אין באמת ערך לפגישה.

אם תשימו לזה ערך כספי- למשל, 200 ש"ח לשעת עבודה, בכל פגישה תראו שאתם למעשה מבזבזים אלפי שקלים של החברה. האם פגישה של עשרה אנשים למשך שעתיים הניבה ערך השווה ל4000 ש"ח? אם הייתם רוצים לבצע רכש בסכום הזה, היו נותנים לכם באותה קלות?

לעומת זאת, אם ישיבת הסטטוס חשובה וחיונית, וחשוב לכם שהמשתתפים יהיו בשל אירוע/ שינוי/ התפתחות שחשוב להבהיר, אני ממליצה להביא כיבוד ולהודיע על כך מראש. נוכחות מלאה מובטחת.

 

קחו נשימה עמוקה, נסו להבין כמה אתם והחברה מוכנים להשקיע בשביל שהפרויקט יהיה בזמן, בתכולה ובתקציב.

מודעות פרסומת
פוסט זה פורסם בקטגוריה PMP, ניהול פרוייקטים, עם התגים , , , . אפשר להגיע ישירות לפוסט זה עם קישור ישיר.

להשאיר תגובה

הזינו את פרטיכם בטופס, או לחצו על אחד מהאייקונים כדי להשתמש בחשבון קיים:

הלוגו של WordPress.com

אתה מגיב באמצעות חשבון WordPress.com שלך. לצאת מהמערכת /  לשנות )

תמונת גוגל פלוס

אתה מגיב באמצעות חשבון Google+ שלך. לצאת מהמערכת /  לשנות )

תמונת Twitter

אתה מגיב באמצעות חשבון Twitter שלך. לצאת מהמערכת /  לשנות )

תמונת Facebook

אתה מגיב באמצעות חשבון Facebook שלך. לצאת מהמערכת /  לשנות )

מתחבר ל-%s