אני חברה בקבוצת Project Product & program manager in Israel בלינקדאין, כך שאני מקבלת למייל הרבה שאלות ודיונים בנושאים הקשורים בניהול פרוייקטים. רציתי הרבה פעמים להשתתף בדיון, אבל נמנעתי מסיבות שונות.
מצאתי במייל שאלה שלא הצלחתי להימנע ממנה. אני שומעת את השאלה הזו בווריאציות שונות מאנשים רבים, ופשוט מתקשה להסביר במילים מועטות למה עצם השאלה מנוגדת לחלוטין לתפיסת עולמי. להמשיך לקרוא
אז חזרתי מצו 8, והחיים חזרו לשגרה. כמובן שבארץ, שגרה משמעותה "אין רגע דל". מתוך כל הדברים שקרו בזמן האחרון רציתי להתייחס לתקלת הפריימריז של הליכוד.
אני יודעת שכבר כתבו על זה הרבה, אבל כשאני חושבת על מנהל הפרוייקט האומלל שציפה להשקה והגיע אליה בשיניים, נותר לי רק לקוות בשבילו שהיה לו הסבר טוב למה שקרה שם.
בספר "מצוינים" של מלקולם גלדוול (מי שלא קרא- חובה לקרוא) מצויין כי דרושות כשבע טעויות אנוש להתרסקות מטוס. אני לא יודעת אם נעשה מחקר דומה בניהול פרוייקטים, אך ללא ספק דרושה יותר מבעיה אחת כדי לגרום לפרוייקט לקרוס. אם נסתכל על הפרוייקט הספציפי הזה אפשר לזהות לפחות שתי בעיות.
הפעם לא כלי חינמי, אבל ההפתעה הגדולה היא שאפילו חברות שקנו את הרשיון מחברת HP, לא מנצלות את כל היכולות של הכלי. מכיוון שזה כלי שמזוהה בעיקר עם בדיקות QA מנהלי הפרוייקטים לא טורחים להכיר אותו, וחבל.
מכיוון שאני כרגע בתהליך חיפוש עבודה, יוצא לי להיזכר בראיונות הזויים שעברתי כמראיינת.
הבכיר
אני: אני רואה שהיית מנתח מערכות. תוכל לתאר לי מערכת שניתחת?
מועמד: היתה רשת מוסכים עם מערכת מידע שרצה על לינוקס. הם רצו לשדרג לגרסה הבאה שרצה על ווינדוס. אז אני התקנתי להם שרתי ווינדוס.
אני: …
לתת טייטל מפוצץ לתפקיד לא יעזור לכם להתקבל לעבודה.
יש סיפור ישן, ספק אגדה אורבנית, על מנהל מלון, בו הלקוחות לא מפסיקים להתלונן על המעליות האיטיות. מנהל המלון בוחן הוספת מעלית או שדרוג המעלית הקיימת, ומגיע למסקנה שהעלויות גבוהות מדי.
במקום זאת, הוא תולה מראות ליד המעליות, והתלונות נפסקות. הלקוחות לא שמים לב שהמעליות איטיות כשהם עסוקים בלבחון את עצמם בראי.
לפני מספר שנים עבדתי במשרת סטודנט בחברה גדולה מאוד. התפקיד כלל גם כתיבת מסמכים טכניים והעברתם לאישור מהנדסים בארה"ב לפני שיופצו לכלל החטיבה.
יום אחד שלחתי מסמך לאישור המהנדס (שמעולם לא פגשתי או שוחחתי איתו), אבל לא התקבלה תשובת אישור. ידעתי שהמהנדסים עמוסים בעבודת שדרוג שתיקח מספר שבועות, אז שלחתי תזכורת. שום תשובה.
יכולתי לפנות למנהל שלי, למנהל שלו, לשלוח מייל זועם וכו'
במקום זאת, שלחתי לו מייל בזו הלשון (תרגום חופשי):
ל-RACI מגיע פוסט פרטי. זה לא עוד כלי. זה הכלי ששמור לפרוייקטים הגדולים. אלו שחולשים על כמה מחלקות, חטיבות וחברות. זה הכלי שמאפשר למנהל הפרוייקט להישאר שפוי אחרי ישיבת סטטוס עם 30 אנשים בקו ועידה המתפרש על פני שלוש יבשות.
אם גילית שיש לך אנשים בפרוייקט שמכותבים, אבל לא ברור לך למה, או שיש לך ממשקים רבים אצל הלקוח או השותפים העסקיים, ולא ברור מי צריך להיות מעורב ומתי. זה הזמן לבנות RACI.
מה זה RACI?
זו בסך הכל טבלה. במימד אחד שלה פרושות המשימות בפרוייקט, ובמימד השני רשימת האנשים המשתתפים בפרוייקט מכל המחלקות ומכל החברות.
בהצטלבות בין המימדים מופיעים תפקידי האנשים במשימה:
R- Responsible- האחראי לביצוע את המשימה
A-Accountable- מאשר את המשימה ואחראי לוודא שהיא מתקיימת
C- Contributer\ Consulted- מסייע, מייעץ או מספק משאבים לצורך ביצוע המשימה
I- Inforemed- צריך להיות מיודע ב-CC על ההתקדמות על סטטוס המשימה ו/ או החלטות שהתקבלו.
הנקודות החשובות להתייחסות בזמן הכנת RACI
שימו לב שהפוליטיקה הארגונית נוטה לצוף כשמדברים על אחראים, מבצעים ומיודעים. כדאי להשתמש בטבלה בזהירות.
